「連絡がつかない」応募者を攻略！ 9割以上の確率でコンタクトを取る方法
- 採用面接課題
2016年2月29日初稿
2022年4月28日最新
これまでアルバイトレポートでは「応募後の折り返し連絡を早くすること」や「履歴書の負担を軽くすること」で応募者の面接率を上げる手段を探ってきました。とはいえ、せっかく応募があっても連絡がつかないのであれば、面接の調整もできず、採用にも結びつけられません。そこで今回は面接以前、つまり「いかにして応募をしてくれた人に確実に連絡を取るか」がテーマです。応募者と確実に連絡を取るためには、どうすれば良いのでしょうか。
この記事は、
・せっかく応募が入ったのに、応募者と連絡がつかない
・折り返しの電話をかけても、応募者が電話に出てくれない
・メールでの連絡に反応がない、ブッチと変わらない
といったことにお困りの人事担当者様や店長様におすすめです。
今回の調査では、電話やメールなどアプローチの方法、回数などを工夫することで面接率をあげられる可能性がないか、求職者の方にアンケートを取って検証してみました。この記事の結果を実践すれば、面接設定率のアップにつながり、応募歩留まり改善の取り組みが進むことでしょう。
調査概要
【調査地域】 全国（インターネットリサーチ）
【調査対象】 アルバイト経験のある15歳～39歳の男女
【調査期間】 2015年1月27日～2015年1月29日
【有効回答数】 330サンプル（学生・フリーター・主婦それぞれ110サンプル）
1 電話で応募者に連絡がつかない場合
求職者から応募があった場合、面接日程などで採用担当者から連絡を入れることになります。電話をかけて調整することが一般的ですが、応募者と連絡を取れないことも多くあります。では、応募者が「電話を取らない」場合どんなケースが考えられるのか、アンケートから探ってみましょう。
Q1アルバイトの応募先から面接の連絡がきました。電話を取らないのはどんな時ですか？
A1気づかなかった、電話が取れる状況になかった(76.4％)
他社の面接がすでに決まっていた(11.5％)／登録していない番号だった(11.5％)
最も多かったのは「気づかなかった、電話が取れる状況になかった」というパターンで、全体の76.4％に及びました。特に主婦は家事などに追われることが多いためか、約9割がこの選択肢を選びました。電話に出られない他のシーンとして「授業中」「サークル活動中」「移動中」「食事中」などが挙げられ、様々な状況で電話に出られないことが分かりました。
「気づかなかった、電話が取れる状況になかった」層への対策は後述するとして、少数派ながら見逃せないのが「登録していない番号は出ない」という層で、特に学生にこの傾向が見られます。対策としては、求人原稿で「当社からお電話する際の発信番号は○○もしくは△△です」など、あらかじめ発信番号をアナウンスしておき、携帯電話への登録を促すのが効果がありそうです。
次に、「気づかなかった、電話が取れる状況になかった」層への対策を探るために、応募者が電話を取れなかった場合の「次の」行動についてアンケートを取りました。
Q2 応募先からの電話を取らなかった場合、その後はどうしますか？
A2折り返しかける(50.9％)
留守電が入っていたら折り返す(30.3％)／2-3回着信があったら折り返す(13.9％)／折り返さず、着信があっても出ない(4.8％)
アンケートの結果を見ると、「折り返しかける」との回答が50.9％。約半数はストレートに返事をくれることが分かります。
問題は、「着信があっただけでは折り返しの連絡をしない」残りの層ですが、「留守電を残す」「2～3回の着信」といったケアをするだけで、合計すると9割以上にコンタクトを取れることが期待できます。電話連絡の際は一回かけただけで「×」をつけるのではなく、もう一手間のアクションで連絡がつながる確率は格段に向上するのです。順番としては、先に留守電を残しておき、それでも連絡が来なかった場合、今度は着信だけを残しておくのが良いでしょう。
2 メールで応募者に連絡がつかなかった場合
では、電話以外の連絡手段として有力な「メール連絡」のパターンを調べてみます。メールの場合は、「メールの受信を見落として読んでいない」という可能性も考えられます。応募者が「メールに返信をしない」のはどんなケースなのか、見てみましょう。
Q３アルバイトの応募先から面接の連絡メールが来ました。返信しないのはどんな時ですか？
A3メールは必ず返信する(41.5％)
ほかのメールに埋もれて見落とした(24.8％)／他社の面接がすでに決まっていた(21.8％)／メールは確認したが返信を忘れた(11.2％)
メールの場合、41.5％が最初の連絡でレスポンスを返してくれるようですが、問題は「メールを見落とした」「返信を忘れた」と回答した36％の人たちです。この層に再び連絡を入れる場合、どういった点に留意したらよいのでしょうか。2度目の連絡があった場合の対応についてアンケートを取ってみました。
Q4アルバイトの応募先から2度目の連絡が来ました。連絡しようと思うのは次のうちどれですか？
A4電話着信※留守電あり(69.1％)
メール(12.4%)／電話着信※留守電なし(10.6%)／自分から連絡はしない(7.9％)
採用側が再連絡を入れた際、「留守電を残す」ことでコンタクトを取ってみようと思う人が69.1％と最も多く、「電話着信」「メール」と組み合わせると、ここでも9割以上の人にコンタクトが期待できる結果となりました。
これまでの結果を総合すると、採用側が最初に電話やメールをした場合も、どちらもその後の流れは共通することが分かってきました。
- 最初の電話／メールで連絡が取れなかった場合は再度「電話連絡」を入れる。
- 出てもらえなければ必ず「留守電」にメッセージを残す。
- それでも連絡がつかない場合、再度「電話」か「メール」をする。
電話による一報だけではなく二の矢（留守番電話）、三の矢（メール）を用意することで、応募者に連絡がつかなくなるパターンはかなりの数が防げるはずです。
ただ、ここまで調査してきた内容はすべて1社の求人だけとやりとりしている前提です。実際には、求職者の方は複数者一緒に応募している場合が多く、様々な媒体会社も複数件応募するように促している場合がほとんどです。
そういった複数件応募している求職者を確実に面接につなげるには、どうすればいいのでしょうか？大事なポイントは、いかに応募者の方に早くアプローチできるかということになります。たとえば、自動返信メールを設定して、いくつかの候補日を求職者の方に設定してもらうという手法やショートメッセージ(SMS)を使って、求職者のスマートフォンに通知を出すといった方法が有効です。
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筆者:パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社SEEDSCOMPANY
アルバイトレポート 編集長 山岸 宏
2007年にアルバイト・パート業界で最古参の「an」の媒体営業・商品企画・営業企画を歴任。
2019年―2020年にかけて自分休暇と育児休暇をかねて1年半会社を休み、2021年10月より現職。
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