採用が困難な施設の募集や応募者対応での機会ロスが課題になっていた

今の業務内容を教えてください
鈴木様：人事部門で多岐にわたる業務を担当しています。主な業務内容は、アルバイト採用、正社員中途採用、人事考課、障がい者採用、社会体育実習の受け入れなどです。アルバイト採用と中途採用については2人体制で対応しており、自分ともう1人で担当しています。アルバイト採用に関しては、最近まで1人で対応してきましたが、5月に1人増員され現在は採用全体の2番手として管理を担当しています。


採用についてどのような課題をお持ちでしたでしょうか？
鈴木様：採用困難施設の解消、機会ロスの低減などがおもな課題でした。
採用が難しい施設には、応募自体がほとんどない、または地域や職種によって応募が少ないケースがあります。たとえば、北海道、青森、九州、四国などの地域になります。直接運営の施設は比較的便利な場所にありますが、市営の体育館やプールなどの運営受託施設は多くの場合、アクセスの難しい地域に位置しており、そのため募集が難しくなっています。
また、応募があるにもかかわらず、担当者がHITO-Managerを確認していなかったり、アプローチをしていないケースが見受けられました。これは、応募者管理の不備や意識の問題が原因だと感じており、たとえば3日に1回しかサービスをチェックしない担当者もいます。数年前は掲載すれば十分に応募があったため、その時の感覚が影響して初動が遅くなっている印象があります。
対策として二段階のアプローチを行っており、第一段階では、全社的に応募者対応の重要なポイントを共有しています。具体的には、「クイックレスポンスの重要性」「知らない電話番号には出ないこと」「メールも活用すること」などを伝えています。またSMSの活用も始まり、全体の意識が向上しています。
第二段階では、地域ごとに責任者に応募者対応の状況を共有し、対応率が低いエリアについては全社で共有しています。担当者は、「これにより、各エリアの責任者が当事者意識を持つようになっている」と話しています。また、消極的なエリアには、年3回の有料媒体出稿時に枠を減らす警告も行っています。

面接カレンダーの活用で効率的な応募者対応を実現

課題についてどのような手法をとられていますか？
鈴木様：有料媒体への掲載、時給見直し、早期応募者対応の徹底をしています。
有料広告を利用することで応募数は確実に増加しますが、その結果として工数も増える可能性があります。ですが、各店舗が応募者対応を担当しているため、掲載前に応募者対応の重要ポイントを再確認させ、対応状況を週1回アラートすることで担当者の意識を高めています。この取り組みにより、人事部門の工数はそれほど増加していません。
また、これまで原稿内容の改善に着手するのは難しかったのですが、5月以降に人員が増加したため、現在改善の対応を進めています。1000件もの求人を修正するのは膨大な時間がかかるため、時給の見直しが最優先となっていました。スポーツクラブ業界は時給が低いというイメージがあるため、エリアごとに周辺の時給調査を求人媒体に依頼するようになりました。
時給の調査が後手に回っていたため、年間3回の決まった時期に時給調査を行うフローを確立し、現在はそのデータをもとに随時時給の見直しを行っています。また、応募が少ない場合の対策として、データを基にした時給の見直しを人事から責任者にアドバイスしています。


HITO-Manager導入後、貴社が抱えていた課題は解決されましたか？
鈴木様：特に新規店舗の場合大量に採用をしなければならず、その際の面接カレンダーは大変効率が良く活用できています。通常、運営受託は4月開始で、その約3ヶ月前の1月頃から採用活動を開始します。このタイトなスケジュールの中で、研修時期や募集開始時期を逆算し、面接カレンダーを活用して効率的に応募者対応を行っています。
以前はこのシステムがなく、管理が非常に困難でした。現在の便利さを実感すると、昔の苦労を思い出すのも躊躇われるほどです(笑)。
新規施設の採用活動は通常、2名体制の「準備室」から始まりますが、以前はこの2名で集団説明会の運営、応募者対応、面接日程の調整など、全ての業務を担当していました。人手不足で、エリア責任者や人事部門の応援が必要なほど大変でした。
しかし、このカレンダーシステムの導入により、初期設定の説明さえすれば、あとは2名で十分に対応できるようになりました。業務効率が大幅に向上し、もはや欠かせないツールとなっています。

応募者対応の強化により採用数120%増加

それによってどのような変化が生まれたのでしょうか？
鈴木様：1次対応のリードタイムを強化した結果、顕著な変化が見られました。まず、応募から3日以内の開封率が98％を維持しており、迅速な初期対応が実現しています。また、面接設定率は60～65％を維持しています。ただし、年3回の有料求人媒体利用時には若干低下し、55％程度になる傾向があります。採用数に関しては、2022年から2023年にかけて120％増という大幅な増加を記録しました。一方で、2024年の採用スピードは鈍化しています。これは応募数自体は増加しているものの、より厳密な選考プロセスを導入しているためです。
特筆すべきは、水泳や体操などの専門職種においては、依然として高い採用実績を維持していることです。このことから、現在の採用活動がターゲット層に効果的に訴求できていると言え、現状に対する不満はありません。
さらなる改善策として、現場の担当者が応募通知をeメールで確実に受け取れるよう強化を進めています。また、停滞通知などの機能を活用することで、さらなる効率化が期待できるかもしれません。


HITO-Managerはどんな企業や人事・採用担当者の方におすすめしたいですか。
鈴木様：当社では約1000件の求人原稿を扱っていますが、このような大量の求人を一社で管理するには、ATSの利用が不可欠です。ATSの導入により、複数の求人サイトへの一括転載が可能となり、出稿作業の効率化が実現しました。さらに、全国共通のツールを窓口として応募者対応を行うことで、大幅な工数削減を達成しています。
求人管理だけでなく、各サイトのパスワード管理が不要になるなど、運用面でも大きな利点があります。
他社のATSを使用した経験がないため、比較評価は難しい立場ではありますが、現在利用しているシステムの機能面、サポート面ともに非常に満足しています。特にサポートセンターのスタッフは、不明点に対して丁寧かつ的確な対応をしてくれるため、安心して利用できています。


今後HITO-Managerに期待することはあればお教えください。
鈴木様：ハローワークとの契約は3ヶ月ごとの更新制となっていますが、以前は契約更新の度に、FAXで求人依頼を提出する必要がありました。現在、当社では全570件の求人をハローワークのシステムに直接入力しており、月平均で約200件の求人を管理しています。
応募者情報はeメールで受信していますが、これらの情報も都度、手作業でHITO-Managerに入力しなければならない状況です。年間約200名の採用実績があることから、ハローワークは弊社にとって極めて重要な求人媒体となっているため、ハローワークととHITO-Managerとの間で効率的なデータ連携ができれば、大幅な業務効率化が見込めるなと思います。




■サービス紹介
アルバイト採用管理・支援システム「HITO-Manager（ヒトマネ）」
「HITO-Manager（ヒトマネ）」は自社採用HPの作成や世界最大級の求人まとめサイトとの連携、応募数・採用数の向上と採用コストの削減・最適化を支援する他、採用の求人広告の出稿管理から様々な経路から来た応募者の一元管理まで、アルバイト・パートの採用における業務を一貫して行える、採用管理システム(ATS)です。専門デザイナーが制作するリッチな採用ページ、業界トップのSEO対策、「超」強力なIndeed連携、見やすさ抜群の求人原稿、素早く充実したサポート、カンタン操作の豊富な分析レポートのラインナップ。
アルバイト・パート採用管理システムの決定版「HITO-Manager(ヒトマネ)」。他社からHITO-Manager(ヒトマネ)への乗り換え多数。選ばれ続けるその理由を実感してください。